Öffentliche Ausschreibung: Auftragsvergabe im Bereich Kommunikation/Design

Öffentliche Ausschreibung: Auftragsvergabe im Bereich Kommunikation/Design

Zivilgesellschaftliches Modellprojekt benötigt Corporate Design und kreative Begleitung!

Wir suchen Partner*innen, die unser neues Modellprojekt gegen Antisemitismus im Sport, das im Rahmen des Bundesprogramms “Demokratie leben!“ vom Bundesfamilienministerium gefördert wird, über die gesamte Projektdauer bis Ende 2024 fachlich im Bereich Marketing und Kommunikation begleiten.

Nähere Informationen zur Ausschreibung finden Sie unten zum Herunterladen. Wir freuen uns über Ihr Interesse!

MD_Verhandlungsvergabe_mit_TW

MD_Teilnahmeantrag

MD_Leistungsbeschreibung

MD_Vertrag

MD_Eigenerklärung_31_123_124

MD_Eigenerklärung_MiLoG

MD_Unterauftragnehmer_innenerklärung

MD_Eignungskriterien_Bewertungsraster

MD_Zuschlagskriterien

Fragen & Antworten zur Ausschreibung | Stand 05.08.2020

Frage:
Ist unter dem Punkt “strategische” Entwicklung” und „kreative Begleitung“ die inhaltliche Strategieausarbeitung zu verstehen oder existiert das Projektkonzept bereits und bezieht sich die Ausschreibung primär auf Elemente im Bereich Kommunikation & Design?
 
Antwort:
Wir arbeiten auf Grundlage unseres Projektantrags bereits mit einem ganzheitlichen Projektkonzept, das wir weiterführend durch die Entwicklung eines logischen Modells stets schärfen und weiterentwickeln. Unsere Ausschreibung bezieht sich vordergründig auf Elemente im Bereich Kommunikation und Design. Unter “strategischer Entwicklung” und “kreativer Begleitung” verstehen wir die Entwicklung einer Marketing- und speziell einer Kommunikationsstrategie passend zur Projektkonzeption und unter Berücksichtung der inhaltlichen Erfordernisse. Diese ergeben sich insbesondere aus der Sensibilität des Themenkomplexes “Antisemitisismus”.
Frage:
Verstehe ich die Aussage richtig, dass der Teilnahmeantrag und die dazu gehörigen Unterlagen 1-fach in Papierform und 1x auf Datenträger, z.B. als Pdf_Dokumente, eingereicht werden sollen?
 
Antwort:
Sie haben die Information genau richtig verstanden und wiedergegeben: Wir benötigen die Bewerbungsunterlagen, sprich den unterschriebenen Teilnahmeantrag einschließlich Anlagen, einmal als Original und einmal in digitaler Form, am besten im PDF-Format. Bitte denken Sie auch daran, die Unterlagen in einem fest verschlossenen Umschlag, versehen mit der Aufschrift “Nicht öffnen! Teilnahmeantrag ‘Kein Platz für Antisemitismus'”, bis zum Montag, den 03. August 2020 um 15:00 Uhr (postalischer Eingang) an unser Verbandsbüro zu schicken.
Frage:
Können Sie uns sagen, wie nach Abgabe des Teilnahmeantrags das weitere Verfahren geplant ist, insbesondere im Hinblick darauf, dass ja Teile der zu erbringenden Leistung bereits bis Ende September erbracht werden sollen?
 
Antwort:
Nach der Abgabe des Teilnahmeantrages einschließlich Anlagen in zweifacher Ausfertigung (einmal im Original mit Unterschrift und einmal in digitaler Form, am besten im PDF-Format) bis spätestens Montag, 03.08.2020 um 15:00 Uhr (Posteingang), prüfen wir zunächst die Eignung der eingetroffenen Anträge (Teilnahmewettbewerb). Im nächsten Schritt rufen wir geeignete Bewerber*innen dazu auf, ein schriftliches Angebot bis Dienstag, 18.08.2020 , abzugeben. Bei Bedarf erfolgt danach eine Verhandlungsrunde mit Aufforderung zur finalen Angebotsabgabe.
 
Die von uns gesetzten Fristen sollen die Dringlichkeit der genannten Punkte unterstreichen (dies gilt inhaltlich insbesondere für die Entwicklung eines Projektnamens und -logos). Über das weitere Vorgehen würden wir uns im Falle einer erfolgreichen Bewerbung bilateral abstimmen.
Frage:
Können Sie uns sagen, in welchem Budgetrahmen sich dieser Auftrag bewegt?
 
Antwort:
Aus vergaberechtlichen Gründen und um den Wettbewerb so wenig wie möglich einzugrenzen, wollen wir hierzu keine Aussage tätigen. Wir hoffen natürlich auf ein marktgerechtes Angebot.
Frage:
Und könnten Sie uns zum genannten Projekt weitere Infos bzw. einen neuen Link zusenden? Der in der Leistungsbeschreibung hinterlegte Link funktioniert leider nicht.
 
Antwort:
Die Projektbeschreibung finden Sie unter dem Link https://makkabi.de/demokratie-leben/. Sollte dieser wider erwarten nicht funktionieren, finden Sie die Projektbeschreibung auf unserer Website in der Rubrik “Über Uns” unter “Demokratie leben!”.
Frage:
Welches Format sollen die Vorlagen-Dateien für Broschüren, Methoden Menuals, Flyer, Plakate, Roll-Ups und Banner haben?
Wird mit der Adobe Creative Cloud gearbeitet?
 
Antwort:
Wir planen mit der Adobe Creative Cloud zu arbeiten und würden die dafür gängigen Datei-Formate als Design-Vorlagen für die unterschiedlichen benötigten Medien bevorzugen.
Frage:
Ist bei den Flyer Vorlagen schon bekannt, wie viele Seiten diese haben sollen? z. B. Zickzack-Flyer 6-seitig o. ä.
 
Antwort:
Nach aktuellem Stand können wir nur auf die Angaben aus der Leistungsbeschreibung (Anhang 2) verweisen. Darin haben wir die unterschiedlichen Formate so genau wie möglich beschrieben. Weitere Details ergeben sich voraussichtlich erst aus der strategischen Planung.
Frage:
Sollen für die Geschäftsausstattung ebenfalls Vorlagen-Dateien zur Verfügung gestellt werden, z. B. Word-Vorlagen für das Briefpapier, Adobe InDesign-Datei für Visitenkarten? Falls für die Visitenkarten keine Vorlage gewünscht wird, für wie viele Personen/Datensätze soll eine Visitenkarte final vorliegen? 
 
Antwort:
Vorlagen-Dateien sind in diesem Fall erwünscht.
Frage:
Wird eine Schulung zum Umgang mit den Vorlagen gewünscht?
 
Antwort:
Eine Schulung würden wir gerne in Anspruch nehmen, wenn der Umgang mit den Vorlagen die vorhandenen, grundlegenden InDesign-Kenntnisse übersteigt.
Frage:
Um eine adequate Aufwandsabschätzung für den Aufbau Webseite treffen zu können, ist wichtig, welchen Umfang sie haben soll. Ist schon bekannt, wie viele Haupt- und Unterseiten es in etwas geben wird? Soll es einen Veranstaltungskalender geben, Online Formulare, einen Login-Bereich, eine Publikationsdatenbank oder ähnliches?
 
Antwort:
Nach aktuellem Stand können wir noch keine detaillierte Auskunft über den gewünschten Aufbau der Website geben. Wir gehen davon aus, dass wir die Website auf Grundlage eines Templates erstellen lassen würden, dessen Nutzung simpel und aus gestalterischer Sicht zugleich anspruchsvoll ist. Gegebenenfalls liegen uns hier bereits die Rechte an einem passenden Template vor. Genauere Aussagen hierzu lassen sich unsererseits erst im späteren Verlauf der strategischen Planung treffen. 

 

Frage:
Wird die Webseite auf einer Makkabi-internen Infrastruktur gehostet werden? Falls ja, gibt es hierzu weitere Spezifika? Falls nein, dürfen wir das Hosting in unser Angebot aufnehmen?
 
Antwort:
Wir werden unsere Website voraussichtlich nicht auf einem internen Server hosten lassen können und benötigen darum einen externen Hosting-Anbieter. Gerne dürfen Sie das Hosting in das Angebot aufnehmen.
Frage:
Haben Sie sich schon für eine Software entschieden, mit der Social Media Templates genutzt werden, z.B. Adobe Creative Cloud?
 
Antwort:
Ja, wir planen mit der Adobe Creative Cloud, hauptsächlich Photoshop und InDesign, zur weiteren, eigenständigen Bearbeitung der Design-Vorlagen zu arbeiten.
Frage:
Wird eine Schulung zum Umgang mit den Templates gewünscht?
 
Antwort:
Auch in diesem Fall hängt der Bedarf einer Schulung von der Komplexität der Nutzung ab. Sollte der Umgang mit den Templates unsere grundlegenden Kenntnisse z.B. von Indesign übersteigen, wäre eine Schulung angebracht. Über die Notwendigkeit können wir aktuell noch keine Entscheidung treffen.
Frage:
Ist schon bekannt, welche sozialen Medien bespielt werden sollen oder wird auch dies ein Punkt sein, der gemeinsam in der Social-Media-Strategie erarbeitet wird? Eine grobe Tendenz wäre auch hier für die realistische Aufwandseinschätzung bzgl. der Erstellung der Posting-Vorlagen etc. sehr hilfreich.
 
Antwort:
Wie bereits vermutet, werden wir diese Frage erst in der gemeinsamen zu erarbeitenden Social-Media-Strategie final beantworten können. Nach aktuellem Stand gehen wir davon aus, dass wir die Kanäle Facebook, Instagram und Twitter bespielen werden, doh auch die Nutzung von z. B. Tik Tok können wir aktuell noch nicht ausschließen. Dies hängt natürlich von der professionellen Beratung unserer Design-Partner*innen ab.
Frage:

Gibt es eine spezielle Form, die wir zum Nachweis unserer Eignungen, sowie unseres Konzepts, Firmenvorstellung, Eignung der Mitarbeiter etc. einhalten müssen oder sind wir hier in der Darstellungsform frei?

Antwort:
Es gibt hierfür keine spezielle Form. Sie sind in der Darstellungsform also ganz frei.
 
Frage:

In Ihrem Anschreiben weisen Sie auf Seite 2 ausdrücklich darauf hin, „Es ist noch kein Konzept und kein Kostenplan vorzulegen“. In Anhang 8 („Zuschlagskriterien für die Auftragserteilung“) beschreiben Sie die Begründung der vorgenommenen Gewichtungen, in diesen der Preis als objektivstes Merkmal bei der Vergabe und das Qualitätskonzept aber einen entscheidenden Einfluss auf die Auftragserteilung haben. Wie ist das für uns zu verstehen und gemeint? Sollen Preisangaben doch aufgeführt werden? Wie ist das Procedere geplant? 

Antwort:
Im ersten Schritt (Teilnahmewettbewerb) wird zunächst nur die Eignung als Bewerber*in festgestellt. Hier werden noch keine Preisangaben angefordert. Im nächsten Schritt fordern wir geeignete Bewerber*innen dann zur Angebotserstellung auf. Die von Ihnen zitierten Zuschlagskriterien haben wir bereits jetzt als Anhang hinzugefügt, um von Beginn an Klarheit über unser Vorgehen zu schaffen.
Frage:

In Ihrer Anlage 7 „Bewertungsraster Eignung“ ist das Ausfüllen der Anlage 7 gefordert (Anlage zur Bieter*innengemeinschaft). Allerdings umfasst die Anlage 7 selbst nur das Formular „Bewertungsraster Eignung“ auf der diese Anforderung steht. Ein anderes Formular bei dem man dies Eintragen könnte ist in dieser Anlage dagegen nicht vorhanden. Wie und wo können wir die Bieterinnengemeinschaft eintragen? Ist damit vielleicht der Anhang 1 (Teilnahmeantrag) gemeint und entsprechend auszufüllen?

Antwort:

An dieser Stelle ist uns ein Formfehler unterlaufen. Es gibt kein Formular für die Bieter*innengemeinschaft. Wie im Anschreiben unter Punkt f. erläutert benötigen wir “eine individuell von den Bewerber*innen zu formulierende Erklärung zur Bieter*innengemeinschaft (falls zutreffend).”

Frage:

Anlage 7 – Zeile 10-12: Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen (Zeile 10). Zusicherung einer festen Ansprechperson (Zeile 11). Bestätigung, dass zur Leistungserbringung vor Ort genügend Personal zur Verfügung steht (Zeile 12). In welcher Form möchten Sie zu den Zeilen 10-12 eine Bestätigung?

Antwort:
Es gibt für die genannten Punkte keine spezielle Form. Sie können hier eine Darstellungsform frei auswählen.
 
Frage:

Uns ist nicht ganz klar, was Sie von uns im Angebot erwarten. Was verstehen Sie unter „Ganzheitlicher Abdeckung der Leistungsbeschreibung“. Erwarten Sie bereits Vorschläge für ein CD, für eine Marke und die Kommunikationsstrategie, für die Offline und Online Medien? Sollen wir also bereits mit Angebotsabgabe die ausgeschriebenen Leistungen entwickeln?

Antwort:
Die ausgeschriebenen Leistungen sind erst nach Zuschlagserteilung zu erbringen. Die jeweiligen Zeitpunkte sind in der Leistungsbeschreibung genannt. Mit der Angebotsabgabe müssen Sie lediglich nachvollziehbar darlegen, wie Sie die einzelnen Leistungen zu erbringen gedenken (Konzept) und was dies kostet (Kostenplan). Wir erwarten hier keine konkreten Vorschläge. Bei Ihrer Darstellung ist darauf zu achten, dass Sie alle fünf genannten Leistungsbestandteile berücksichtigen, sodass die ganzheitliche Abdeckung der Leistungsbeschreibung gewährleistet ist. Wenn Sie in Ihrem Konzept beispielsweise nur 4 der 5 Leistungsbestandteile nachvollziehbar darstellen, bewerten wir dies entsprechend negativ.
 
Frage:

Nach Durchsicht der Angebotsaufforderung nebst beider Anlagen stellt sich nun doch gleich zu Beginn die Frage, was genau innerhalb des Angebotes erwartet wird. Herausgelesen habe ich, dass es sowohl eine Kostenkalkulation auf Basis der Leistungsbeschreibung als auch eine Präsentation benötigt, in denen bereits Anteile der Leistungsbeschreibung von uns umgesetzt und gezeigt werden sollen. Können Sie diese Aufgabe bitte präzisieren? Die Zuschlagskriterien lassen vermuten, dass Sie einen entsprechenden Umfang erwarten. Gern möchten wir Ihren Erwartungshorizont erfüllen. Eine konkrete Aufgabenstellung sowie Kenntnis über den gewünschten Detailgrad der Konzeptionen im Vorfeld wären hilfreich.

Antwort:
Mit der Angebotsabgabe erwarten wir eine nachvollziehbare Darstellung, wie Sie die einzelnen Leistungen zu erbringen gedenken (Konzept) und was dies kostet (Kostenplan). Wir erwarten hier keine konkreten Vorschläge. Den Präsentationstermin setzen wir nur dann an, wenn wir nachfragen oder nachverhandlungsbedarf zu einzelnen Leistungsbestandteilen sehen. Im Nachgang an diesen Präsentationstermin hätten Sie dann die Gelegenheit, ein finales überarbeitetes Angebot abzugeben.
 
Frage:

Des Weiteren bitte ich Sie, uns mitzuteilen, wie viele Agenturen Sie aufgefordert haben, ein entsprechendes Angebot einzureichen.

Antwort:
Wir haben 17 Agenturen zur Angebotsabgabe aufgefordert.
 
Frage:

Werden für CD, Marke und Kommunikationstrategie sowie Onlinekampagne bereits konkrete Ideen und grafische Visualisierungen erwartet, oder geht es um eine präzise, nachvollziehbare Darstellung unserer Methodik und Arbeits- sowie Herangehensweisen?

Antwort:
Es werden keine konkreten Ideen und grafische Visualisierungen erwartet. Es geht um eine nachvollziehbare Darstellung, wie Sie die einzelnen Leistungen zu erbringen gedenken (Konzept) und was dies kostet (Kostenplan). Wenn Sie die konkrete Methodik, Arbeits- und Herangehensweise unter Berücksichtigung der Leistungsbeschreibung darstellen, machen Sie nichts verkehrt.
 
Frage:
Erwartet wird  “ein Angebot auf der Grundlage der beigefügten ausführlichen Leistungsbeschreibung“ (Zitat Vergabeunterlagen).
Das wichtigste Qualitätskriterium für Ihre Agenturauswahl wiederum ist – abgesehen vom Preis – die ” ganzheitliche Abdeckung der Leistungsbeschreibung“ (ebenfalls Zitat Vergabeunterlagen)
Verstehen wir das richtig, dass wir – auch ohne entsprechende Vergütung/Honorar – mit dem Angebot bereits konkrete, erste kreative Vorschläge/Ideen für das CD, Marke und Gestaltung für Offline- und Online-Medien abgeben sollen? Wenn dem so ist, wären wir Ihnen dankbar, wenn Sie den Detaillierungsgrad noch einmal präzisieren könnten, damit wir Ihre Erwartungen bestmöglich treffen. 
Oder sollen wir lediglich Prozesse und unser Vorgehen beschreiben, so dass die eigentliche kreative und strategische Arbeit erst im Falle einer vergüteten Mandatierung geleistet wird?
Antwort:
Die eigentliche kreative und strategische Arbeit wird erst nach Zuschlagserteilung fällig. Mit der Angebotsabgabe erwarten wir eine nachvollziehbare Darstellung, wie Sie die einzelnen Leistungen zu erbringen gedenken (Konzept) und was dies kostet (Kostenplan). Wir erwarten hier keine konkreten Vorschläge.
 
Frage:
Sie bitten uns um einen „nachvollziehbaren Kostenplan“ (Zitat Vergabeunterlagen). An dieser Stelle möchten wir Sie noch einmal bitten, uns (und ggf. dann gerne auch den anderen bietenden Agenturen) zumindest einen groben Budgetrahmen zu nennen, innerhalb dessen sich diese Kosten bewegen können. Ohne einen solchen Budgetrahmen liefe das bei diesem Kriterium aus unserer Sicht de facto auf einen reinen Unterbietungswettbewerb unter Agenturen hinaus. Und unter solchen Bedingungen macht unsere Agentur normalerweise keine Angebote. Insofern wären wir Ihnen wirklich sehr dankbar, wenn Sie allen teilnehmenden Agenturen einen solchen Budgetrahmen nennen könnten.
Antwort:
Wie bereits dargelegt, wollen wir den Budegtrahmen nicht eingrenzen (um den Wettbewerb so wenig wie möglich einzugrenzen), zumal der Preis nur 30% der Gesamtbewertung ausmacht. Eine geringere Gewichtung war uns aus vergaberechtlichen Gründen nicht möglich. Damit der Kostenplan nachvollziehbar ist, sollte dieser beispielsweise den kalkulierten Aufwand und die jeweils angesetzten Stundensätze enthalten.
 
Frage:
Bezüglich der Webseite schrieben Sie ja bereits, dass die Seite in einem Templatesystem umgesetzt werden soll. Soll unser Angebot auch die technische Umsetzung der Gestaltung innerhalb des Templatesystems beinhalten, oder planen Sie, dies in-house abzudecken?
Antwort:
Ihr Angebot sollte die technische Umsetzung soweit umfassen, dass wir danach ohne Coding-Wissen in der Lage sind, Inhalte einzupflegen.
ehbar ist, sollte dieser beispielsweise den kalkulierten Aufwand und die jeweils angesetzten Stundensätze enthalten.
 

Attachment

Translate »